Zásady ochrany osobních údajů

Účel použití osobních údajů

Vaše osobní údaje využíváme pouze k jasně vymezeným účelům souvisejícím s naší činností eventové agentury Vltanova, a to zejména:

• správa poptávek a objednávek – zpracování vašich dotazů, vytvoření nezávazné nabídky, potvrzení rezervace a uzavření smlouvy na realizaci akce;
• komunikace ohledně rezervací a přípravy akce – upřesnění detailů programu, časového harmonogramu, technických požadavků, logistických informací a dalších organizačních náležitostí;
• přizpůsobení nabídky – návrh konkrétních programů, tematických večerů, pokerových, ruletových nebo blackjackových zábavných aktivit na míru vašim preferencím a typu hostů;
• plnění zákonných povinností – vedení účetnictví, daňová evidence a archivace dokumentace v souladu s právními předpisy;
• ochrana oprávněných zájmů – ochrana našich práv, například při řešení reklamací či právních nároků souvisejících s realizovanou akcí.

Vaše údaje nepoužíváme k nevyžádanému marketingovému oslovování ani k vytváření marketingových profilů založených na sledování vašeho chování.

Způsob uchovávání a ochrany osobních údajů

Bezpečnost vašich osobních údajů je pro nás prioritou. Uplatňujeme vhodná technická a organizační opatření, která mají zabránit zneužití, ztrátě, poškození či neoprávněnému přístupu k údajům. Patří mezi ně například:

• uchovávání dat v zabezpečených systémech s omezeným přístupem pouze pro oprávněné osoby;
• používání šifrované komunikace (např. HTTPS) při přenosu údajů prostřednictvím našich webových stránek https://vltanova.com;
• pravidelné aktualizace softwaru a systémů pro minimalizaci bezpečnostních rizik;
• interní pravidla pro práci s osobními údaji a poučení spolupracovníků o povinnosti mlčenlivosti;
• zajištěné zálohování a ochrana proti neoprávněnému přístupu k fyzickým zařízením.

Osobní údaje zpracováváme převážně v elektronické podobě. Zpracování probíhá vždy způsobem, který odpovídá významu a citlivosti zpracovávaných údajů.

Předávání osobních údajů třetím stranám

Vaše osobní údaje nikdy neprodáváme ani neposkytujeme třetím stranám za marketingovým nebo jiným komerčním účelem, který by nesouvisel s organizací vaší akce.

V určitých případech však může být nezbytné předat část údajů následujícím kategoriím příjemců:

• spolupracující dodavatelé a partneři – například provozovatelé eventových prostor, technické zajištění, moderátoři nebo hostitelé programu, a to pouze v rozsahu nutném pro zajištění smluveného průběhu akce;
• účetní a daňoví poradci – pokud je to nezbytné pro řádné vedení účetnictví a plnění daňových povinností;
• orgány veřejné moci – pouze v případech, kdy nám takovou povinnost ukládá zákon nebo pravomocné rozhodnutí oprávněného orgánu.

Se všemi zpracovateli, kteří se podílejí na zpracování osobních údajů, máme uzavřené smlouvy stanovující jasná pravidla ochrany dat v souladu s GDPR.

Vaše práva v souvislosti s osobními údaji

V souladu s platnou legislativou máte jako subjekt údajů následující práva:

• právo na přístup – máte právo vědět, jaké osobní údaje o vás zpracováváme, k jakým účelům a po jakou dobu;
• právo na opravu – pokud jsou vaše údaje nepřesné nebo neúplné, máte právo požadovat jejich opravu či doplnění;
• právo na výmaz – v odůvodněných případech můžete požadovat, abychom vaše osobní údaje vymazali, pokud již nejsou potřebné nebo byl odvolán souhlas (pokud byl zpracování založen na souhlasu);
• právo na omezení zpracování – za určitých okolností můžete požadovat omezení zpracování vašich údajů;
• právo vznést námitku – proti zpracování založenému na našem oprávněném zájmu můžete podat námitku; námitku vždy individuálně posoudíme;
• právo na přenositelnost údajů – v případech, kdy je zpracování založeno na souhlasu nebo smlouvě a probíhá automatizovaně, můžete požadovat předání údajů v strukturovaném formátu jinému správci;
• právo podat stížnost – pokud se domníváte, že dochází k porušení vašich práv, můžete podat stížnost u dozorového úřadu, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů.

Svá práva můžete uplatnit prostřednictvím kontaktů uvedených v části Kontaktní údaje pro řešení dotazů. Na vaše požadavky se snažíme reagovat bez zbytečného odkladu, nejpozději však ve lhůtách stanovených legislativou.

Délka uchování osobních údajů

Dobu uchovávání osobních údajů nastavujeme vždy s ohledem na charakter poskytované služby, právní požadavky a oprávněné zájmy společnosti Vltanova s.r.o. Osobní údaje obecně uchováváme po následující dobu:

• údaje potřebné pro přípravu a realizaci akce – po dobu trvání smluvního vztahu a následně po dobu nezbytnou pro ochranu našich práv (obvykle 3 roky od skončení akce);
• údaje na účetních a daňových dokladech – po dobu vyžadovanou příslušnými právními předpisy (typicky 10 let);
• údaje z komunikace v případě nezávazné poptávky, která nepřešla v realizovanou objednávku – obvykle po dobu 1 roku, pokud nedojde k dřívějšímu odvolání souhlasu nebo požadavku na výmaz;
• údaje zpracovávané na základě souhlasu – do doby odvolání souhlasu, není-li zákonem stanovena delší doba uchování.

Po uplynutí uvedených lhůt jsou osobní údaje bezpečně vymazány nebo anonymizovány tak, aby již nebylo možné je spojit s konkrétní osobou.

Používání cookies

Naše webové stránky https://vltanova.com používají pouze technicky nezbytné cookies, které jsou nutné pro jejich správné fungování a bezpečné zobrazení obsahu.

Technicky nezbytné cookies nám pomáhají například:

• zajistit základní funkce webu a správné načítání jednotlivých stránek;
• udržet nastavení související s bezpečností a preferencemi uživatele v rámci jedné relace;
• zajistit stabilitu a výkon webu při větším počtu návštěvníků.

Tyto cookies nepoužíváme k marketingovým účelům, sledování chování napříč weby ani k vytváření detailních uživatelských profilů. Podrobnější informace o práci s cookies najdete v samostatném dokumentu Zásady používání cookies.

Kontaktní údaje pro řešení dotazů

V případě jakýchkoli dotazů, připomínek nebo požadavků týkajících se ochrany osobních údajů se na nás můžete kdykoli obrátit. Preferovaným kontaktním místem je náš pověřenec pro ochranu osobních údajů nebo kontaktní tým Vltanova s.r.o.:

• Společnost: Vltanova s.r.o.
• E-mail pro ochranu osobních údajů: [email protected]
• Obecný kontakt na agenturu: najdete také na stránce Kontakt.

Pro urychlení komunikace prosím v dotazu co nejpřesněji uveďte, jakého práva se chcete domáhat nebo jaký typ informací požadujete. Vaši žádost vždy zpracujeme bez zbytečného odkladu.

Aktualizace Zásad ochrany osobních údajů

Tyto Zásady ochrany osobních údajů mohou být průběžně aktualizovány, zejména v případě změn právních předpisů, našeho způsobu poskytování služeb nebo používaných technologií.

Aktuální znění zásad je vždy zveřejněno na této stránce. Doporučujeme vám proto se k ní pravidelně vracet a ověřit si, zda nedošlo k podstatným změnám, které se vás mohou týkat.

Pokud by došlo k významným změnám, které by měly dopad na rozsah nebo způsob zpracování vašich osobních údajů, budeme vás o nich informovat přiměřeným způsobem (např. zvýrazněním informace na webových stránkách nebo prostřednictvím e-mailu, pokud to bude vhodné).