Všeobecné obchodní podmínky Vltanova

1. Úvodní ustanovení

1.1 Tyto všeobecné obchodní podmínky (dále jen „VOP“) jsou nedílnou součástí smluvního vztahu mezi agenturou a fyzickými či právnickými osobami, které si objednávají programy, eventy nebo související služby (dále jen „klient“).

1.2 VOP upravují zejména proces objednání služeb, vymezení rozsahu poskytovaných služeb, ceny a platební podmínky, práva a povinnosti smluvních stran, podmínky bezpečnosti, ochrany osobních údajů, reklamací a řešení případných sporů.

1.3 Odchylná smluvní ujednání uvedená ve smlouvě či v potvrzené nabídce mají přednost před těmito VOP. VOP se použijí v rozsahu, v jakém nejsou výslovně vyloučeny smluvním ujednáním stran.

1.4 Klient potvrzením objednávky či uzavřením smlouvy prohlašuje, že se s těmito VOP seznámil, rozumí jim a souhlasí s nimi.

2. Definice pojmů

2.1 Pro účely těchto VOP mají níže uvedené pojmy následující význam:

• Program – ucelený zábavní, společenský nebo interaktivní koncept, který agentura pro klienta připravuje a realizuje. Může se jednat zejména o tematické večery, pokerové večery, ruletové programy, blackjack jako atrakci, doprovodné lounge aktivity, hostované stoly či další společenské formy zábavy.
• Objednavatel – fyzická nebo právnická osoba, která uzavírá s agenturou smlouvu o zajištění programu a je smluvním partnerem agentury.
• Hostitel – subjekt, v jehož prostorách se akce koná (např. hotel, restaurace, konferenční centrum, pronajímatel sálu). Hostitel může být totožný s objednavatelem, nebo se může jednat o třetí osobu.
• Interaktivní večer – společenská akce, na které jsou hostům k dispozici moderované herní a zábavní aktivity v podobě tematických stolů, zábavných prvků nebo soutěžních úkolů vedených profesionálními hosty a animátory.
• Chipy / body – nepeněžní, pouze symbolické prostředky používané během programu pro vyjádření úspěšnosti nebo výsledku aktivit. Nemají finanční hodnotu, nejsou směnitelné za peníze ani jiné plnění a slouží výhradně k vnitřní zábavní dynamice večera.
• Smlouva – písemná smlouva, potvrzená nabídka nebo závazná objednávka, které společně s těmito VOP upravují konkrétní podmínky spolupráce mezi agenturou a klientem.
• Účastník akce – osoba pozvaná klientem na akci, pro kterou je program určen (host, zaměstnanec, obchodní partner, rodinný příslušník apod.).

2.2 Výrazy použité v jednotném čísle zahrnují i číslo množné a naopak, pokud z kontextu nevyplývá něco jiného.

3. Objednání služeb

3.1 Klient může služby agentury poptat zejména prostřednictvím kontaktního formuláře na stránce Kontakt, e‑mailem nebo telefonicky. Na základě poptávky agentura připraví nezávaznou nabídku s popisem programu, orientačním rozpočtem, dostupnými termíny a základními podmínkami.

3.2 Smluvní vztah vzniká potvrzením nabídky klientem (e‑mailem nebo jinou písemnou formou) nebo podpisem písemné smlouvy. Agentura je oprávněna podmínit platnost potvrzení úhradou sjednané zálohy.

3.3 Pro řádné naplánování programu je klient povinen agentuře sdělit zejména:

• předpokládaný termín, časový rozsah a místo konání akce,
• předpokládaný počet účastníků a skladbu skupiny (např. interní tým, obchodní partneři, VIP hosté),
• preferovaný typ programu (např. pokerový večer, ruletové programy, blackjack jako atrakce, tematický večer),
• specifické požadavky na jazykovou mutaci, dress code, brandování, zapojení produktů klienta a případná omezení v prostoru.

3.4 Změny v objednávce (termín, místo, počet hostů, rozsah programu) je klient povinen oznámit agentuře písemně bez zbytečného odkladu. Agentura se pokusí změnám vyhovět, není k nim však povinna, zejména pokud by došlo k zásahu do již potvrzených kapacit nebo technického zajištění.

3.5 V případě podstatné změny parametrů akce je agentura oprávněna upravit cenu a časový harmonogram programu. Změna je platná po jejím písemném odsouhlasení klientem.

4. Rozsah poskytovaných služeb

4.1 Agentura se specializuje na přípravu a realizaci společenských a zábavních eventů včetně:

• tematických večerů s jednotným vizuálním a programovým konceptem,
• pokerových večerů jako interaktivního programu s moderovanými stoly,
• ruletových programů zaměřených na zábavné zapojení hostů,
• blackjacku jako atrakce vedené profesionálním hostem,
• firemních akcí, teambuildingů a společenských setkání,
• souromých oslav, narozeninových večerů a rodinných událostí,
• VIP programů, lounge zón a doprovodných aktivit u stolů.

4.2 Všechny programy jsou koncipovány výhradně jako společenská a zážitková zábava. Chipy, body nebo jiné prvky slouží pouze k vnitřní dynamice večera, sbírání bodů, symbolickému „soupeření“ nebo vyhodnocení aktivit. Nejde o finanční instrumenty a nejsou směnitelné za peníze či jiné majetkové plnění.

4.3 Agentura může pro klienta zajišťovat doprovodné služby, jako jsou moderátoři, DJ, technické ozvučení a osvětlení, tematická výzdoba, foto a video služby apod., a to buď vlastními kapacitami, nebo prostřednictvím prověřených partnerů.

4.4 Rozsah služeb je vždy přesně specifikován ve smlouvě nebo potvrzené nabídce. Nedílnou součástí může být časový harmonogram, technický rider a případné požadavky na součinnost klienta či hostitele.

4.5 Agentura nabízí možnost individuálního přizpůsobení programu, zejména brandingu prvků v barvách klienta, úprav scénáře, specifických aktivit pro management či obchodní partnery nebo propojení programu s interní komunikací klienta. Rozsah přizpůsobení je vždy věcně a cenově vymezen ve smlouvě.

5. Ceny a platební podmínky

5.1 Ceny služeb jsou sjednávány individuálně na základě rozsahu programu, potřebného personálního zajištění, použité techniky, logistické náročnosti a dalších parametrů. Ceny mohou být uvedeny bez DPH nebo včetně DPH; forma je vždy jednoznačně vyznačena v nabídce a ve smlouvě.

5.2 Agentura je oprávněna požadovat úhradu zálohy předem. Výše a splatnost zálohy jsou stanoveny v nabídce nebo ve smlouvě. Záloha je považována za částečnou úhradu ceny programu.

5.3 Doplatek ceny je zpravidla splatný na základě vystavené faktury po uskutečnění akce, není‑li dohodnuto jinak. Splatnost faktur činí standardně 14 dnů ode dne jejich vystavení, pokud smlouva nestanoví jinak.

5.4 V případě prodlení klienta s úhradou jakékoli platby je agentura oprávněna účtovat zákonný úrok z prodlení a zároveň může pozastavit další přípravu programu až do úplného uhrazení dlužné částky.

5.5 Storno podmínky a případné stornopoplatky se řídí konkrétní smlouvou nebo potvrzenou nabídkou. Není‑li ujednáno jinak, platí, že:

• při zrušení akce klientem více než 30 dní před termínem má agentura nárok na náhradu prokazatelných nákladů vynaložených do okamžiku storna,
• při zrušení akce 30–15 dní před termínem má agentura nárok na stornopoplatek ve výši až 50 % sjednané ceny,
• při zrušení akce 14 a méně dní před termínem má agentura nárok na stornopoplatek až do výše 100 % sjednané ceny, zejména pokud byly již závazně rezervovány kapacity hostů a techniky.

5.6 Všechny platby probíhají bezhotovostním převodem na účet agentury, není‑li výslovně dohodnuto jiné plnění.

6. Práva a povinnosti klienta

6.1 Klient má zejména právo na:

• řádné poskytnutí sjednaného programu v dohodnutém rozsahu a kvalitě,
• průběžnou komunikaci a konzultace s kontaktní osobou agentury,
• přiměřené zapojení do příprav scénáře a harmonogramu akce,
• informace o případných podstatných změnách programu nebo organizačního zajištění.

6.2 Klient je povinen zejména:

• poskytnout agentuře včas a pravdivě všechny informace potřebné k přípravě a realizaci programu,
• zajistit vhodné prostory pro konání akce, včetně potřebných povolení, přístupových cest a základního technického zázemí (elektřina, stoly, židle, skladovací a šatnové prostory apod.), není‑li ve smlouvě uvedeno, že zajištění prostor zajišťuje agentura,
• informovat účastníky akce o základních pravidlech programu, zejména o tom, že veškeré chipy, body a aktivity mají čistě zábavní a nefinanční charakter,
• zajistit, aby účastníci akce respektovali pokyny hostů, moderátorů a technického personálu agentury, a předejít nevhodnému či nebezpečnému chování,
• uhradit cenu služeb v dohodnuté výši a lhůtách.

6.3 Klient nese odpovědnost za škody způsobené na majetku hostitele nebo agentury účastníky akce, pokud škoda vznikla v souvislosti s jednáním účastníků, za které klient odpovídá.

7. Práva a povinnosti agentury

7.1 Agentura je povinna zajistit pro klienta program podle smluvních ujednání, a to s odbornou péčí, s využitím zkušených hostů, animátorů a technického personálu.

7.2 Agentura odpovídá za to, že interaktivní programy budou vedeny tak, aby jejich povaha zůstala zábavní, společenská a bezpečná. Agentura neorganizuje žádné hry či aktivity spojené s reálnými penězi, výhrami, finančními odměnami nebo investicemi.

7.3 Agentura má právo měnit dílčí prvky programu, pokud je to nezbytné z organizačních, technických nebo bezpečnostních důvodů (např. náhlé onemocnění hosta, výpadek techniky, omezení ze strany hostitele objektu). O podstatných změnách bude klient informován bez zbytečného odkladu.

7.4 V případě, kdy by chování účastníků akce ohrožovalo bezpečnost osob nebo majetku či narušovalo důstojný průběh programu, je agentura oprávněna program omezit, dočasně přerušit nebo ukončit. V takovém případě nevzniká klientovi nárok na vrácení ceny nebo její části.

7.5 Agentura je oprávněna využít ke zajištění programu subdodavatele (např. technické partnery, moderátory, fotografy), za jejichž činnost vůči klientovi odpovídá v plném rozsahu, jako by šlo o činnost vlastní.

8. Bezpečnost a ochrana osobních údajů

8.1 Agentura při přípravě a realizaci programů klade důraz na bezpečnost účastníků a ochranu majetku. Klient je povinen zajistit, aby místo konání akce splňovalo základní bezpečnostní a kapacitní požadavky, a umožnit agentuře přístup k prostorám s dostatečným časovým předstihem pro přípravu techniky a stanovišť.

8.2 Účastníci akce jsou povinni respektovat pokyny hostů, moderátorů a technického personálu agentury, zejména v otázkách bezpečného pohybu v prostoru, manipulace s vybavením a dodržování interních pravidel programu.

8.3 Agentura zpracovává osobní údaje klientů a případně kontaktních osob v souladu s platnou legislativou, zejména obecným nařízením EU o ochraně osobních údajů (GDPR) a souvisejícími předpisy. Podrobnější informace o zpracování osobních údajů jsou uvedeny v samostatných Zásadách zpracování osobních údajů.

8.4 Osobní údaje mohou být využívány zejména k uzavření a plnění smlouvy, k organizační komunikaci před konáním akce, k fakturaci a pro účetní a daňové účely. Pokud klient udělí souhlas, mohou být údaje využity i pro zasílání obchodních sdělení nebo pozvánek na další akce.

8.5 Agentura může pořizovat foto a video záznamy z akce pouze v rozsahu schváleném klientem a v souladu s právními předpisy. Způsob využití materiálů (např. interní report, marketingová prezentace) je vždy předem sjednán.

9. Reklamace a řešení sporů

9.1 V případě, že klient shledá nedostatky v poskytovaných službách, je povinen vytknout je agentuře bez zbytečného odkladu, ideálně již v průběhu akce prostřednictvím pověřené kontaktní osoby. Tím se umožní případnou závadu operativně odstranit.

9.2 Reklamace musí být uplatněna písemně, nejpozději do 10 pracovních dnů ode dne konání akce, s popisem tvrzených nedostatků a návrhem způsobu nápravy. Agentura reklamaci prověří a ve stejné formě klienta informuje o svém stanovisku.

9.3 Pokud bude reklamace shledána oprávněnou, může být náprava provedena přiměřenou slevou z ceny, poskytnutím doplňkové služby nebo jiným dohodnutým způsobem. Vždy se přihlíží k míře ovlivnění celkového průběhu akce.

9.4 Případné spory vzniklé z těchto VOP nebo ze smluvního vztahu mezi agenturou a klientem budou strany přednostně řešit smírnou cestou. Nedojde‑li k dohodě, je k řešení sporů příslušný věcně a místně příslušný soud podle sídla agentury, v souladu s právním řádem České republiky.

10. Závěrečná ustanovení

10.1 Tyto VOP jsou vypracovány v souladu s právním řádem České republiky, zejména s občanským zákoníkem a souvisejícími předpisy upravujícími smluvní vztahy a ochranu spotřebitele, je‑li klientem fyzická osoba v postavení spotřebitele.

10.2 Agentura si vyhrazuje právo tyto VOP jednostranně měnit nebo doplňovat, a to zejména z důvodu změny legislativy, rozšíření nabídky služeb nebo úpravy interních procesů. Aktualizovaná verze VOP je vždy zveřejněna na webu https://vltanova.com/ a označena datem účinnosti.

10.3 Na již uzavřené smlouvy se použije znění VOP platné a účinné v okamžiku uzavření smlouvy, není‑li stranami výslovně ujednáno jinak.

10.4 V případě, že se některé ustanovení těchto VOP ukáže jako neplatné, neúčinné nebo nevynutitelné, nemá tato skutečnost vliv na platnost a účinnost ostatních ustanovení. Strany se zavazují nahradit takové ustanovení ustanovením novým, které bude z hlediska účelu a ekonomického významu co nejblíže původní úpravě.

10.5 Tyto VOP nabývají účinnosti dnem jejich zveřejnění na webových stránkách agentury. Poslední aktualizace: [datum doplní provozovatel].